Vedtægter

VEDTÆGTER FOR “NYTTEHAVEFORENINGEN SUNDVÆNGET”

Amager Strandvej 5U. 2300 København S

Stiftet den 17. marts 1998

§ 1 Haveforeningens navn og stiftelse
1. Foreningens navn er “Nyttehaveforeningen Sundvænget”. Foreningens hjemsted er Københavns Kommune.
2. Foreningen er stiftet den 17. marts 1998.

§ 2 Formål og virke
1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til nyttehaveformål lejede areal på matrikelnr. 4255 Sundbyøster i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund herfor, samt for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for Hovedstaden Syd Kreds 1 og Kolonihaveforbundet.
2. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan, eller tinglyst deklaration og lignende, vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds.

§ 3 Definitioner
1. Som medlem af foreningen anses den person, som har skrevet under på en lejekontrakt.

§ 4 Medlemmer
1. Som medlem kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse.
2. Hvis foreningen har en venteliste, optages medlemmer som hovedregel efter ventelisten. Ventelisten skal være offentlig tilgængelig. Generalforsamlingen kan fastlægge de nærmere regler omkring ventelisten samt fastsætte et omkostningsbestemt gebyr for optagelse på ventelisten.
3. Ved leje af en havelod oprettes en lejekontrakt, som regulerer lejeforholdet mellem foreningen og medlemmet.
4. Medlemmer skal registreres i Kolonihaveforbundets medlemssystem.

§ 5 Hæftelse
1. Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens indgåede gældsforpligtelser således som disse til enhver tid fremgår af foreningens regnskab.
2. I forbindelse med optagelse som medlem erlægges et optagelsesgebyr, hvis nærmere størrelse fastsættes af foreningens generalforsamling, og som ikke tilbagebetales ved udtræden.

§ 6 Leje og andre pligtige pengeydelser
1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse.
2. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
3. Generalforsamlingen – eller kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil – kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af haven, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bring lejemålet til ophør efter reglerne i medlemmets lejekontrakt.

§ 7 Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede
1. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil – fastsætter ordensbestemmelser m.m., som skal være gældende inden for området, og foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
2. Bestyrelsen er berettiget til at fastsætte supplerende bestemmelser, som i givet fald skal godkendes på førstkommende generalforsamling.
3. Generalforsamlingen – eller evt. kredsen, hvis kompetencen overgivet hertil – fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gentagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven kan foreningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihaveforbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt vedligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Betaling af konsulentrapport og evt. gartner er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
4. Ved ophævelse af lejemål i henhold til bestemmelserne i lejekontraktens § 9 er medlemmet berettiget til, senest 8 dage efter modtagelse af ophævelse, skriftligt at forlange spørgsmålet endeligt afgjort på en generalforsamling/ekstraordinær generalforsamling.

§ 8 Fællesarbejde
1. Generalforsamlingen fastsætter regler for fællesarbejde.
2. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver fra fællesarbejde, en bod fastsat af generalforsamlingen eller evt. kredsen, hvis kompetencen er overgivet hertil. Pålagt bod betragtes som en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.

§ 9 Generalforsamling
1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 4 måneder efter regnskabsårets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:

  • Valg af dirigent og referent
  • Beretning
  • Årsregnskab med evt. revisionsberetning
  • Indkomne forslag
  • Godkendelse af budget, herunder fastsættelse af leje
  • Valg af formand/ kasserer
  • Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
  • Valg af interne revisorer og suppleanter
  • (Evt.) Valg af ekstern revisor

3. Datoen for afholdelse af ordinær generalforsamling varsles pr. e-mail til medlemmer, der har opgivet mailadresse og via postvæsenet til øvrige medlemmer senest 14 dage efter regnskabsårets udløb.
4. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde senest 1 måned efter regnskabsårets udløb. Behandling af indkomne forslag forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse på generalforsamlingen.
5. Indkaldelse til ordinær generalforsamling inkl. dagsorden og bilag udsendes pr. e-mail til medlemmer, der har opgivet mailadresse og via postvæsenet til øvrige medlemmer – skriftligt og med mindst 14 dages varsel.
6. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
7. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 25% af foreningens medlemmer fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsorden.
8. Bestyrelsen er i de i stk. 6 og 7 nævnte tilfælde pligtig at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutningen eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
9. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.
10. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, hvis 4/5 af de medlemmer, der har begæret generalforsamlingen, er repræsenteret. Bestemmelserne i stk. 11 – 15 gælder også for ekstraordinære generalforsamlinger.
11. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt medlemmets myndige husstand.
12. Hvert medlem har 1 (én) stemme.
13. Medlemmer kan stemme ved fuldmagt givet til et andet medlem; dog kan et medlem højst medtage én fuldmagt til generalforsamlingen.
14. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer. Skal der stemmes om forslag til:

  • Vedtægtsændring
  • Optagelse af kollektive lån
  • Ekstraordinære indskud
  • Haveforeningens opløsning

kræves dog, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3 af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
15. Referatet fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet offentliggøres eller sendes ud til foreningens medlemmer.

§ 10 Bestyrelsen
1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.
2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode. Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år. 1 bestyrelsesmedlem vælges i lige år og 2 i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger 2 suppleanter for en 1-årig periode.
3. Til bestyrelsesposter eller poster som suppleant eller revisor kan ikke vælges personer, som er gift med eller i nær familie med et andet bestyrelsesmedlem, suppleant eller revisor. Undtaget er udvalg under bestyrelsen.
4. Hvis der ikke kan vælges en bestyrelse , overtager kredsen efter regning administrationen af foreningen, indtil der kan vælges en bestyrelse.
5. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen – dog kun for tiden til næste generalforsamlings afholdelse. Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.
6. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden. Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden efter behov, eller når blot ét medlem af bestyrelsen begærer det.
7. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde personligt interesseret.
8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal.
9. Udebliver et medlem af bestyrelsen, uden anmeldt og gyldig grund fra 3 på hinanden følgende møder, udgår vedkommende af bestyrelsen, og 1. suppleanten indkaldes.
10. Der skrives referat af bestyrelsesmøderne. Referaterne er offentlige, dog ikke når de omhandler personsager.
11. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler om disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
12. Generalforsamlingen kan fastsætte honorarer til tillidsvalgte i foreningen, som bl.a. dækker omkostninger i forbindelse med bestyrelsesarbejdet.
13. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
a) En bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatningsansvar ved uagtsomme
erstatningspådragende handlinger.
b) En underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af
foreningens midler.
c) En erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand.
d) En ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.

§ 11 Tavshedspligt
1. Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om  personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indseende i under deres arbejde for foreningen.

§ 12 Tegningsret
1. I økonomiske forhold tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab. Tegningsretten skal altid bestå af mindst to personer. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.

§ 13 Revision
1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
2. Det påhviler kassereren eller evt. ekstern revisor at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
3. Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
4. Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.
5. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.
6. Det påhviler de valgte interne revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
7. Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.

§ 14 Foreningens opløsning
1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal foreningens formueoverføres til den forening , som viderefører det nye haveområde med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.
2. Skyldes foreningens opløsning at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.
3. Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der er registreret på dette tidspunkt.
4. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.